ЛОЭСК уже более 12 лет занимается последовательной автоматизацией бизнес-процессов компании и ушла по этому пути достаточно далеко в сравнении с другими предприятиями электроэнергетической отрасли. Какой путь проделан и какие задачи решает автоматизация, рассказала начальник отдела методологии и автоматизации бизнес-процессов Ирина Васильева.

Ускорение процесса в несколько раз

- В такой большой компании, как ЛОЭСК, с ее разветвленной структурой с чего нужно было начинать первые шаги в автоматизации?

- Мы начали с адаптации бухгалтерского и налогового учета под специфику нашего предприятия. Первым делом автоматизировали закрытие счетов и внутрихозяйственные операции. Кроме того, в 2008 году у нас была распределенная база данных, нужно было настраивать обмен данными между филиалами, которых в 2008 году было 18.

В тот же период были автоматизированы бизнес-процессы деятельности по технологическому присоединению к электрическим сетям. Но на первом этапе это была отдельно функционирующая система, не входящая в состав Автоматизированной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью (АСУ ФХД), которая функционирует на платформе 1С:Управление производственным предприятием. Позднее, в 2010 году, Подсистема управления технологическими присоединениями вошла в состав АСУ ФХД.

Следующий наш шаг – автоматизация казначейства.

- Почему именно казначейство?

- Заявки на расходование денежных средств до 2008 года формировались на бумажных носителях в формате таблиц Excel, и, прежде, чем попасть в финансовую службу, проходили согласование «по этажам». Специалистам финансовой службы для формирования реестра предстоящих платежей приходилось вручную заполнять таблицу Excel – так создавался ежедневный платежный календарь. Это был долгий, трудозатратный процесс, был риск потерять заявку… Автоматизация процесса оформления заявок на расходование средств, их согласования и формирования платежного календаря ускорила работу в несколько раз. В процессе внедрения подсистемы «Управление денежными средствами» была разработана система согласования документов, к которой впоследствии были подключены документы всех других подсистем. По нашим подсчетам, согласование договоров, например, ускорилось примерно в шесть раз.

На тот момент еще не осуществлялся контроль бюджетных показателей. К этому мы пришли после автоматизации процесса бюджетирования на следующем этапе.

- Тоже ради ускорения процесса?

- Не только. Внедрение любой подсистемы – это уход от разрозненного хранения информации в таблицах, ограничения доступа к этим таблицам одновременно нескольких пользователей, исключение человеческого фактора, уход от большого количества бумаг. На тот момент процесс бюджетирования был достаточно хорошо описан и регламентирован, поэтому его автоматизация прошла достаточно легко. Уже в 2012 году эта подсистема начала работать – в АСУ ФХД появились три бюджета: бюджет доходов и расходов (БДР), бюджет инвестиций (БИ) и бюджет движения денежных средств (БДДС). После внедрения подсистемы «Бюджетирование» у нас появилась возможность усовершенствовать подсистему управления денежными средствами в части ежемесячного контроля исполнения  БДДС.

В 2013 году автоматизировали блок МСФО – для возможности формирования финансовой отчетности по международным стандартам.

- Какую подсистему внедрили следующей?

- По инициативе дирекции по капитальному строительству в 2014 году мы начали большую работу по автоматизации учета договоров с подрядчиками. Ранее все объекты инвестпрограммы (а их очень много!) размещались в одной огромной таблице Excel, в которой каждый пользователь вводил данные об объектах, договорах, подрядчиках, приказах о начале работ в своем формате, иногда вход в таблицу осуществлялся несколькими пользователями одновременно, таблица зависала, внесенные данные могли потеряться… Пользователи неизбежно сталкивались со сложностями при настройке отборов и сортировке данных. Сейчас данные стандартизированы и автоматизированы, причем подсистема «Учет договоров подряда» продолжает развиваться по сей день. Сами пользователи, когда понимают удобство и возможности системы, предлагают внести дополнения и изменения – по составу, сортировке, отбору информации, по формированию отчетов. Например, сейчас на согласовании три технических задания от дирекции по капитальному строительству.  Мы хотим иметь в системе полную информацию – прозрачную, доступную, удобную – по всем объектам инвестпрограммы, независимо от способа выполнения работ по объектам. Это основная цель подсистемы «Управление договорами подряда».

- А учет всех остальных договоров?

- Подсистему «Учет договоров» (куда входят все остальные договоры, кроме договоров по технологическому присоединению) ввели чуть позже – в 2016 году в Центральном аппарате, а в 2017 году – в филиалах. Эта подсистема завершила автоматизацию всех договорных отношений. Она успешно функционирует.

В 2017 году мы начали совместно с нашими подрядчиками разработку сразу нескольких подсистем, в том числе большой проект «Управление производственными активами». УПА предполагает создание единой базы энергообъектов компании, а также ремонтной программы. Это глобальный проект, который дорабатывается и сейчас. Поскольку до внедрения УПА данные хранились в другой информационной системе в другом формате, их пришлось перегружать и даже вносить заново. Работа по паспортизации оборудования – как собственного, так и арендованного – очень объемная и ведется до сих пор. В том же 2017 году появились еще две подсистемы: «Управление капитальным строительством», созданная для возможности формировать календарно-сетевые графики выполнения работ, и «Управление техническим развитием», которая по сути явилась развитием подсистемы управления технологическими присоединениями в части возможности формирования в системе технических заданий на техприсоединение.

- Сейчас разрабатываются новые подсистемы?

- Последний наш проект на данный момент – это подсистема «Управление закупочной деятельностью». Он пока не внедрен, в процессе его разработки нам пришлось поменять подрядчика, сейчас восстанавливаем данные.

Три основных фактора успеха

- Насколько трудно дается персоналу переход на автоматизированную систему?

- Это непросто. Чаще всего все проблемы связаны с нежеланием пользователей перестраиваться на новую систему. Ведь они привыкли работать в том же Excel, а тут новая программа, которую надо изучать, осваивать и привыкать. На первых этапах люди боятся, что им придется больше работать, чем раньше. Залог успеха любой автоматизации – это три фактора. Первый – это предшествующая регламентация бизнес-процессов; второй заинтересованность руководства; и третий - мотивация сотрудников. Если бизнес-процессы хорошо и детально описаны, то их автоматизация пройдет успешно. Если нет – то начнутся проблемы. Потому что никакая автоматизация не может автоматизировать хаос! Кроме того, есть и объективные препятствия для автоматизации бизнес-процессов – например, это постоянные изменения в законодательстве. Из-за этого, в том числе, у нас тормозится внедрение подсистемы «Управление закупочной деятельностью» - в связи с изменением законодательства необходимо вносить изменения в программу.  

- Как проводится обучение персонала, когда внедряется очередная подсистема? Это и правда непросто самому понять.

- Сначала мы проводим обучение пользователей в Центральном аппарате, затем – в филиалах. Уже два года проводим ежемесячные семинары – для новых сотрудников или для тех, у кого появился новый функционал, связанный с работой в той или иной подсистеме.

- Часто звонят за консультацией?

- При внедрении каждой из подсистем на нас обрушивается шквал звонков. Но потом количество звонков постепенно сокращается. До внедрения следующей подсистемы…

- В ЛОЭСК уже автоматизированы все бизнес-процессы или еще есть куда стремиться?

- Стремиться всегда есть куда. Но разработка любой новой подсистемы – это достаточно дорогостоящее мероприятие. В планах на этот год – довести до ума «Управление закупочной деятельностью» и доработать подсистему «Управление инвестициями», чтобы она соответствовала изменениям в законодательстве. ЛОЭСК достаточно открыто рассказывает о своем опыте автоматизации, и – судя по интересу коллег из энергетической отрасли – мы достаточно далеко ушли по этому пути. Это радует, ведь автоматизация процессов делает работу всего предприятия более оперативной, четкой и прозрачной, а компанию более привлекательной.

Беседовала Любовь Румянцева